Spring videre til hovedindholdet

Behandling af restferie

Proces til at overføre, udbetale eller slette restferiedage ved ferieårsskifte

Skrevet af Esben Hedegaard

Introduktion til behandling af restferie

Denne artikel beskriver processen for behandling af restferie, når ferieåret skifter.

  • Processen består i at overføre, udbetale eller slette restdage

  • Behandlet restferie (overført, slettet eller udbetalt restferie) anvendes flere steder i systemet:

    • i beregning af feriebalancen

    • i Rapport: Ferie - Restferie – per valgt måned

    • i Rapport: Ferie - Saldolog

    • i medarbejderens kalender → Se historik

Denne artikel handler kun om hvordan processen udføres (Løn admin → Restferie overførsel). De nævnte rapporter viser resultatet af processen.

Vær opmærksom på, at restferie først kan behandles, når ferieåret er afsluttet.

En medarbejders restferie sendes til behandling når et ferieår skifter og er derfor afhængigt af det specifikke lands ferielov, ferieår og opsætning. Se mere i de særligt landespecifikke artikler.

Håndteringsmetoder for restferie ved ferieårsskifte

Restferie kan håndteres på tre måder

  1. Overfør restferie

  2. Udbetal restferie

  3. Slet restferie

Alle overførte og udbetalte restdage føres til log:

  • Feriesaldoens → Se historik

  • Rapporten -> Ferie - Saldolog

  • Rapporten -> Restferie per valgt måned

1. Overfør restferie

Restferie overføres til næste ferieperiode.

  • Medarbejderen beholder sine resterende dage

  • Saldoen tilskrives medarbejderens startsaldo i næste periode

2. Udbetal restferie

Restferie udbetales via lønsystemet.

  • Systemet overfører først restferiedagene til det nye ferieår

  • Udbetalingen nedskriver saldoen og sender automatisk dagene til udbetaling

3. Slet restferie

Restferie bortfalder ved periodens afslutning.

  • Dage slettes automatisk

  • Medarbejderen mister de resterende dage

Sådan behandles restferie

Som løn admin kan man håndtere restferie. Dette gøres under Løn admin → Restferie overførsel:

  1. Markér den eller de medarbejdere, der har restferie, som skal behandles

  2. Klik på Behandle valgte brugere

  3. Vælg metode for behandling af restferie

    • Slet

    • Udbetal
      Udfyld antal dage, der skal udbetales

    • Overfør til næste periode
      Udfyld antal dage, der skal overføres til næste periode

  4. Vælg Udfør

Eksempel: Udbetaling af restferiedage

Vil man udbetale en medarbejders restferie og indstillingen sættes på maks 5 dage sker der følgende:

  • Medarbejderens restferie udbetales med et maks på 5 dage - har medarbejderen mindre restferie end 5 dage, udbetales den mængde, de har tilbage

  • Har medarbejderen mere end 5 feriedage i rest, slettes det overskydende antal

  • Medarbejdernes saldi nedskrives via metoden Udbetal

  • Dage der nedskrives via udbetaling sendes til lønfilen og kan overføres direkte til jeres lønsystem

FAQ

Jeg har ved en fejl overført for mange restferiedage – hvad gør jeg?

Hvis der er overført for mange feriedage ved restferie-behandling, kan saldoen korrigeres manuelt via kalenderadgang med nedskrivning af de overskydende dage.

1. Identificér de forkerte overførsler

Gå til:
​HR Statistik → Rapportbibliotek → Ferie → Saldolog

  • Vælg Type = Overført

  • Vælg startdato for den nye ferieperiode (fx 1/1)

Overførte feriedage registreres altid med startdatoen for den nye periode – også selvom overførslen er foretaget senere.

Eksportér rapporten til Excel for at få overblik over berørte medarbejdere.

2. Korrigér feriesaldoen

Gå til:
​Løn Admin → Kalenderadgang

For hver berørt medarbejder:

  • Åbn medarbejderens kalender

  • Klik Nedskriv ved feriebalancen

  • Nedskriv det antal dage, der er overført for meget

  • Tilføj en note (fx “Fejlagtig overførsel – korrigeret manuelt”)

Noten gemmes i Se historik og vises også i saldologgen som dokumentation.

Når justeringen gemmes, opdateres feriesaldoen automatisk til det korrekte antal feriedage.

Tip:
Du skal kun anvende kalenderadgangen til at oprette manuelle justeringer for de berørte medarbejdere.

Brug Saldolog eller Se historik til dokumentation af ændringer.

Kan jeg overføre restferiedage mere end en gang?

Nej. Restferie kan kun behandles én gang pr. ferieperiode.

Når restferien er behandlet (overført, udbetalt eller slettet), fjernes dagene fra restferielisten og kan ikke behandles igen.

Hvordan håndteres medarbejdere, der både skal have overført og udbetalt restferie?

Hvis en medarbejder både skal have overført og udbetalt restferiedage, skal du først overføre det samlede antal restferiedage.

Det vil sige, at du overfører både:

  • de dage, der skal beholdes

  • og de dage, der efterfølgende skal udbetales

Herefter håndteres udbetalingen manuelt:

  • Udbetal det antal dage, der ikke skal overføres videre

  • Saldoen reduceres tilsvarende efter udbetalingen

Rækkefølgen er vigtig: Overfør altid først – udbetal derefter.

Hvorfor kan jeg ikke behandle restferie?

Det skyldes typisk en af følgende:

  • Der er ingen restferie at behandle

  • Restferien er allerede behandlet (overført, udbetalt eller slettet)

  • Ferieåret er endnu ikke afsluttet

  • Du har ikke de nødvendige rettigheder

Restferie kan kun behandles én gang pr. medarbejder pr. ferieperiode.

Hvorfor fremgår en medarbejder ikke af restferieoverførslen?

Hvis medarbejderen ikke fremgår på restferieoverførslen, skyldes det typisk en af følgende:

  • Medarbejderen havde ingen restferiedage ved ferieårets afslutning

  • Medarbejderen er tilknyttet en anden ferieperiode

  • Der er foretaget manuelle justeringer af saldoen

  • Der er sket ændringer i politikken efter periodeskiftet

For at undersøge nærmere, bør du tjekke medarbejderens saldo og historik:

Gå til: Løn Admin → Kalenderadgang → Åbn medarbejderen → Klik “Se historik” under feriesaldoen.

I historikken kan du se:

  • saldo ved periodeskift

  • overførte dage

  • alle transaktioner

Kalenderadgang er det primære sted at undersøge, hvorfor en medarbejder ikke indgår i restferieoverførslen.

Besvarede dette dit spørgsmål?